Osmanlı devletinde fethedilen yerlerde uygulanacak idari teşkilat ve sistem çerçevesinde, tayin olunan heyetler marifetiyle nüfus, arazi ve emlakin tespit ve kaydedilmesi işlemine tahrir bu bilgilerin kaydedildiği deftere de tapu tahrir defteri denirdi. Bu kayıtlar muntazam suretle tutulur ve fethi müteakip ilk tahrirden sonra umumi değişiklikler, vergi gelirlerinde ki artış azalışlar ya da yeni bir padişahın tahta çıkması gibi sebeplerle yenilenirdi. Uzun süren saltanat dönemlerinde tahririn 30 yılda bir tekrarlanması kanundu. Arazi tahrir sistemi Osmanlılardan önce islam, Türk-islam ve Moğol devletlerinde de uygulanmaktaydı. Ortadoğu devlet yapısında gelenekselleşen bu sistemi Araplar Mısır ve ispanya da, Selçuklular iran da, ilhanlılar iran ve Hint te uygulamışlardı.
Tahrir en başta timar sisteminin bir gereği olarak bölgedeki gelir kaynaklarının tespiti maksadına dayanıyordu. Tahrirde şehir, kasaba, köy ve çiftlikler birer birer dolaşılarak buralarda oturan vergi mükellefleri, içlerinde vergiden muaf olanlar varsa hangi vergiden ne sebeple muaf oldukları yazılır; bunun yanında topraklı ve topraksız köylüler, evli ve bekar haneler, meslek gurupları, ilmiyeye mensupları, ihtiyar ve sakatlar ayrı ayrı kaydolunurdu. Her köyün merası, ormanı, korusu, yaylağı, kışlağı, çayırı cins cins gösterilerek yetiştirilen mahsuller ve senede vermekle mükellef olunan vergi miktarı deftere geçirilirdi. Ancak bir bölgenin tahriri oranın yalnızca gelirlerinin tespitinden ibaret değildi. Bunun yanı sıra bölgedeki vakıfların, konar-göçer teşekküllerin, piyade ve müsellemlerin ayrı ayrı tahrirleri de yapılır ve bunlara ait defterler hazırlanırdı. Tahrir işlemi merkezi bürokraside Tevki nin (Nişancı) nezareti altında yürütülür, bölgede tahrir işlemini idare edene de il yazıcısı, tahrir emini, vilâyet kâtibi, mübâşir veya muharrir denirdi. il yazıcısının riyasetinde defterin yazılması ve düzenlenmesini üzerine alan, işin tekniğini iyi bilen bir de kâtipler bulunmaktaydı. Ayrıca tahrir işlemi her bölgenin kâdısının da gözetimi ve denetimi altında yürütülmekteydi. Bu işlemde il yazıcısının istediği bütün yardımı devletin mali idari ve adli teşkilatı yapmağa mecburdu. Tahrir de tutulan ve il yazıcısının elinde merkeze götürülen defteremufassal [tafsilatlı-ayrıntılı] defter denirdi. Bundan sonra mufassal defterin kısaltılmış şekli olarak köylerdeki reâyâ ile kasaba ve şehir halkı isimlerinin kalem kalem yazılmadığı ancak teşkilat, köy adları ve yıllık hasılatın toplu olarak kaydedildiği icmâl veya mücmel [öz-özet] defteri hazırlanırdı. Bundan başka bir bölgede iki tahrir arasında geçen zaman zarfında yapılan muamelelerin, idari değişikliklerin ve timar tevcihlerinin, verilen vergi muafiyetlerinin vs. sürekli işlendiği icmal defteri benzeri rûznâmçe yada derdest [günlük] adı verilen bir defter tutuluyordu.
