Gönderici de, alıcı da kendisine gelen işaretleri öncelikle filtreden geçirirler; daha sonra da değerlendirirler. Kişiler kendilerine ulaşan işaretleri öncelikle algılamaya çalışır ve bunun sonucunda işareti teşhis eder. Bu teşhis sonucunda işareti değerlendirmeye karar verir yani işareti değerlendirme için kabul eder. Bu aşama kişilerin gelen işareti filtresinden geçirdiği aşamadır.
Kişiler duyu organları kanalıyla yüzlerce işaret almaktadır. Bu işaretlerden bazıları hemen hemen hiç dikkate alınmamakta, kalanı ise kişilerin zihninde sınıflanarak. daha önceki tecrübelerle ve bilgilerle ilişkisi kurulmakta ve bunlara değişen ölçülerde önem verilmektedir. Kişi bu önem derecesine göre bir davranış göstermektedir.
Daha sonra kişiler işareti değerlendirir. Değerlendirme aşamasında kişiler işareti yorumlamaya çalışır. Kendi hafızasında yer alan verileri veya dışardan elde edebildiği verileri toplayarak daha anlamlı bir yorumlama yapar. Zihninde geliştirdiği düşünceler sonucunda işaretine karar verir ve bu işareti nasıl göndereceği gibi konularla ilgili plan yapar. Daha sonra da seçtiği iletişim kanalı ile işaretini alıcıya gönderir.
iletişim sürecinde filtreleme aşaması çok önemlidir. Çünkü gönderici, ileteceği işareti oluştururken kendine ulaşan yeni, bilgi, fikir, duyguları kendi amaç, değer yargısı anlayışı vb. faktörler doğrultusunda işaretlere çevirecektir. Diğer bir deyişle gönderici görmek istediğini görecek, anlamak istediğini anlayacaktır. Bu durum alıcı için de geçerlidir. Alıcı, kendisine ulaşan işaretin bir kısmını hiç dikkate almayacaktır. Diğer bir deyişle işarete göndericinin verdiği önemden daha değişik bir önem ve anlam verecektir. Kısaca gelen işaret, kişilerin süzgecinden geçerek değerlenecektir. Örneğin bir üst, astına bir soru sorduğu zaman bu filtreleme ve değerlendirme mekanizması şöyle işlemektedir: Ast, duyu organları vasıtasıyla soruyu duyar.
Soru ve anlamı ast tarafından önceki uygulamalarla karşılaştırılır. Ast, kendine göre uygun diye nitelediği davranışı gösterir. Eğer acil ve önemli olduğunu düşünürse soruyu hemen cevaplandırır. Aksi halde ağırdan alabilir veya soruyu hiç cevaplamayabilir. Üstün sorduğu soruya karşı iki ast farklı şekillerde tepki gösterebilir. Yani aynı işaret, farklı kişiler tarafından değişik şekillerde algılanır. Kişilerin gelen işaretleri filtresinden geçirdiği ve değerlendirdiği aşamalarda, kişileri etkileyen bir takım fiziksel ve psikolojik faktörler vardır: Fiziksel faktörleri, kişinin fizyolojik özellikleri ve işaretin özellikleri oluşturmaktadır:
Kişinin Fizyolojik Özellikleri;
1) Duyu organlarının tam olarak çalışıyor oluşu
2) Fiziksel ihtiyaçların (açlık susuzluk, yorgunluk vb.) giderilmiş olması
3) Yaş
4) Sağlık durumu
5) Cinsiyet
işaretin Özellikleri;
1) işaretin yoğunluğu,
2) işaretin hareketliliği
3) işaretin tekrarlanması
4) işaretin yeni olması
Psikolojik Faktörler;
1) Önyargı
2) Değerler
3) Kültür
4) inanç
5) ilgi ve ilgi alanları
6) Amaç/hedef
7) His duygu
8) Stres, endişe
9) Düşünce
10) Bilgi fikir
11) Kuvvetli/zayıf yönler
12) Motivasyon
13) Beceri
14) Zeka
15) Hafıza
16) Algılama
17) Olayı işleme ve ifade etme hızı
18) Dikkat
19) Öğrenme hızı
20) Dinlenme yetersizliği
21) iletişim konusundaki başarısı
22) Esneklik
23) Empati
24) Girişkenlik
25) Eğitim
26) Tecrübe
27) iletişim kurulan kişiye beslenen duygu
28) iletişim kurulan kişinin imajı
29) Toplum içindeki roller ve konumlar
30) iletişim kurulan kişiyi tanıma
31) iletişim kurulan kişiye duyulan güven
32) Kendine güven
33) Tavır tutum
34) Beklentiler
35) Sabır
Aynı işaret bu tür faktörler nedeniyle, farklı kişiler tarafından farklı yorumlanabilmektedir.
