l. Kalite El Kitabı (KEK) : Firmanın organizasyon yapısı, kalite politikası, hedefleri, kurulan kalite sisteminin kapsamı, firmada kalite adına yürütülen faaliyetlerin özeti yazılmalıdır.
ll. Organizasyon El Kitabı (OEK) : Organizasyon şeması, firmada görevli, ürün ve hizmet kalitesine tesiri olan bütün personelin görev tanımları, sahip olduğu yetki ve sorumluluklar, o işi yapacak kişide bulunması gereken asgari nitelikler (öğrenim, eğitim, tecrübe gerekleri), bulunmadığında görevini devredeceği bölüm veya kişi bu el kitabında tanımlanması gerekir.
lll. Zorunlu Prosedürler: Prosedürler hazırlanmalıdır. (Doküman Kontrolü, Kalite Kayıtları Kontrolü, iç Denetimler, Uygun Olmayan Ürün Kontrolü, Düzeltici Faaliyetler, Önleyici Faaliyetler)
lV. ihtiyaç duyulan diğer dokümanlar: Eğitim, Bakım, Satınalma, Planlama, Pazarlama, Sevkiyat, Müşteri ilişkileri, Satış Sonrası Hizmetler vs. gibi faaliyetlerle ilgili olarak:
a) Proses kartları (Süreç haritaları): Amacı, kontrol kriterleri, girdiler, ilgili prosesler, sınırları, performans kriterleri vs.
b) iş ve Çalışma Talimatları: Kullanma ve bakım, planlama, pazarlama, satınalma, hizmet, taşıma, depolama, koruma, satış sonrası hizmet, müşteri ilişkileri vb. konularda ihtiyaç duyulan talimatlar hazırlanmalıdır.
c) Akış Şemaları: Firmada yürütülen faaliyetlerin akış diyagramları. (iş – işlem adımı, sorumlusu, kullanılacak doküman, tutulacak kayıt vs.
d) Diğer: firma faaliyetlerinin kayıt altına alınıp iyileştirilebilmesi için planlar (Eğitim, bakım, hizmet, yatırım, kalite planları vs.), listeler (Doküman, kalite kayıtları, arşiv kayıtları, dış kaynaklı teknik doküman, tedarikçi, müşteri şikayetleri, DÖF takip listeleri vs.), formlar (Toplantı, eğitim, bakım, satınalma, müşteri anket, DÖF formları vs.) hazırlanmalıdır..
e) Personel rejimi, maaş, prim, mesai ödemeleri değerlendirilmelidir. Çalışanların verim ve motivasyonunu artırmak için yönetimin uygun gördüğü faaliyetler gerçekleştirilmelidir. (ayın başarılı personelinin seçimi, moral toplantıları, öneri - ödül sistemi vs.)
f) Çalışanların motivasyonu için yöneticilerin ve personelin görüşleri alınmalıdır. Anket yapılmalı, uygun görülen faaliyetler icra edilmelidir.
g) Yapılan işler yazılmalı, hazırlanan dokümanlara uygun uygulama yapılmalı, kayıtları tutulmalıdır. Sözle yapılan işler yazılı hale getirilmelidir. Satınalma, planlama, hizmet, müşteri siparişleri, pazarlama süreci, kontroller, nakliye ve sevkiyat işlemleri yazılı olarak yapılmalı, bunlar için ihtiyaç duyulan dokümanlar (hizmet sözleşmeleri, formlar, kontrol tabloları vs.) hazırlanmalıdır.
h) Verilen hizmet sonrası müşteri memnuniyeti ölçülmeli, şikayetler değerlendirilmeli, verimlilik ve performans değerlendirmesi yapılmalıdır. (müşteri ziyaretleri, müşteri anketleri)
ı) Uygulama sürecinin akabinde firma içi denetimler yapılmalı, görülen uygunsuzluklar raporlanmalı, düzeltici ve önleyici faaliyetler yürütülmeli, gözden geçirme toplantıları ile kurulan sistemin uygunluğu ve etkinliği değerlendirilmeli, dökümanlarda revizyon ihtiyaçları yerine getirilmelidir.
i) Önce problemler teşhis edilmeli, uygun tedavi yöntemi tespit edilip uygulanmalıdır. Uygulama sonrası verimlilik ve performans ölçümü yapılmalıdır.
